RexxARHIVA obezbedjuje Korisniku rešenje za prelazak sa klasične na elektronsku arhivu. Proces arhiviranja je jednostavan i brz. Dokumenti u Arhivi su dostupni ovlašćenjim korisnicima na jednostavan način.

RexxARHIVA donosi Korisniku niz dobitaka:

Uredjenost: Arhiva postaje jasno uredjen sitem, sa jedinstvenom bazom dokumenata.

Efikasnost: Arhiviranje dokumenata se izvodi jednostavno i brzo, uz znatno manji utrošak vremena u odnosu na klasičan način rada. Dostupnost dokumenta je praktično trenutna, što je vidan dobitak u odnosu na klasično listanje registratora.

Smanjeni troškovi: Sve komponente troškova Arhive se vidno smanjuju. Vreme arhiviranja je kraće, prostor za odlaganje dokumenata je bitno manji a vidno je manji i utročak vremena za lociranje dokumenta.

Smanjenje troškova je naročito vidno ako se koristi kvalifikovani digitalni potpis za potvrdu verodostojnosti originala. U tom slučaju se očuvava pravna verodostojnost originalnog dokumenta u njegovoj digitalizovanoj kopiji. To praktuično znači da se većina originalnih dokumenata može uništavati po ubrzanom postupku. Na taj način se bitno smanjuje prostor potreban za odlaganje dokumenata.

Arhiviranje

Papirni dokumenti za arhiviranje se digitalizuju skeniranjem. Za to se može koristiti standardni skener. Preporučuje se da skenirani fajl bude u PDF formatu, mada korisnik može izabrati bilo koji drugi format koji odgovara za arhivske kopije dokumenta. Izbor skenera zavisi i od kapaciteta – brzine skeniranja, što se  odredjuje prema potrebama arhiviranja. Ako je dokument već u elektronskoj formi onda nisu potrebne pripreme za arhiviranje.

Dokument u elektronskoj formi se obuhvata RexxARHIVOM postupkom u kome se dodele potrebni atributi dokumentu (br. i datum dokumenta, datum arhiviranja, itd) a identifikaciju i klasifikaciju sw radi automatski. Na kraju ovakvog postupka dokument je odložen u Arhivsku knjigu, sa odredjenim Arhivskim brojem.
Dokumenti se automastki sistematizuju u odredjene Grupe koje odredjuje korisnik, prema potrebama. Untar Grupe dokument se automatski sistematuizuje u Predmet koji odgovara poslovnoj godini korisnika.
Postupak arhiviranja se izvodi brzo, udobno i efikasno. Digitalizovani dokumenti se arhiviraju brzinom od nekoliko dokumenata u minuti, tako da se uz realativno mali utrošak vremena stanje Arhive može održavati ažurnim dan na dan.

Korišćenje Arhive: Arhiva može biti dostupna na Intranet mreži korisnika nezavisno od veličine i razgranatosti mreže. Dokumenti su dostupni u Dosijeima partnera i pretragom Baze dokumenata. Uvid u dokumente se vrši preko Web browsera. Po potrebi, odredjeni dokumenti Arhive se mogu kompletirati u traženu grupu i prebaciti na medium koji korisniku odgovara.

Platforma za primenu RexxARHIVE:

• Slučaj arhiviranja manje od 10.000 dokumenata godišnje: RexxARHIVA se može instalirati na standardnoj PC radnoj stanici sa Microsoft OS (XP, Vista ili ...), sa uobičajenim HW resursima – 1GB RAM, < 100GB HDD. Ovakav PC bi bio server i klijent.
• Slučaj arhiviranja više desetina hiljada dokumenata godišnje:
  • Server: MS 2003 OS, SQL Server sa prosečnim HW resursima manjeg servera.
  • Klijent: PC radne stanice sa MS OS i uobičajenim HW resursima.