RexxISO predstavlja celovit Sistem za  upravljanje Sistemskom dokumentacijom ISO Sistema kvaliteta kao što su ISO9000, ISO14000, OHSAS, itd. Obuhvaćen je kompletan proces upravljanja dokumentacijom, počev od administracije rada Odbora i Timova za kvalitet, pa preko iniciranja i kreiranja dokumentata, sve do distribucije, korišćenja i održavanja.

Raspoloživost baze dokumenata na Intranet mreži korisnika je kvalitet koji sistemu obezbeđuje poziciju osnovne poluge za održavanje i korišćenje dokumenata Sistema kvaliteta

RexxISO donosi Korisniku niz dobitaka:

Uređenost: Sistem dokumentacije postaje jasno uređen sitem, sa jedinstvenom bazom dokumenata.

Efikasnost: Kreiranje dokumenata se izvodi jednostavno i brzo, uz znatno manji utrošak vremena u odnosu na klasičan način rada

Dostupnost dokumenta je praktično trenutna, što je vidan dobitak u odnosu na klasično listanje registratora.
Smanjeni troškovi: Sve komponente troškova obrade ISO dokumentacije se vidno smanjuju. Vreme arhiviranja je kraće, prostor za odlaganje dokumenata je bitno manji a vidno je manji i utročak vremena za lociranje dokumenta.

Smanjenje troškova je naročito vidno ako se koristi kvalifikovani digitalni potpis za potvrdu verodostojnosti originala. U tom slučaju se očuvava pravna verodostojnost originalnog dokumenta u njegovoj digitalizovanoj kopiji. To praktuično znači da se većina papirnih originalnih dokumenata može uništavati po ubrzanom postupku. Na taj način se bitno smanjuje prostor potreban za odlaganje dokumenata.

Kreiranje dokumenata

Dokumenti se kreiraju sw alatima po izboru korisnika. To mogu biti specijalizovani sw alatati (kao što je sw za opis procesa) ili aplikacije iz MS Office-a. Uloga aplikacije RexxISO je da tako formirane dokumente obuhvati u uređen sistem koji omogućava efikasno korišćenje dokumenata. Dokument se može formirati (što je čest slučaj) u formi tz složenog dokumenta. Na taj način se formira komplet od glavnog dokumenta i svih potrebnih priloga, koji su ustvari međuzavisni sa glavnim dokumentom.Ako se koriste papirni dokumenti onda se oni za obuhvat u RexxISO digitalizuju skeniranjem. Za to se može koristiti standardni skener. Preporučuje se da skenirani fajl bude u PDF formatu, mada korisnik može izabrati bilo koji drugi format koji odgovara za arhivske kopije dokumenta. Izbor skenera zavisi i od kapaciteta – brzine skeniranja, što se  određuje prema potrebama arhiviranja. Ako je dokument već u elektronskoj formi onda nisu potrebne pripreme za arhiviranje.

Dokument u elektronskoj formi se obuhvata aplikacijom RexxISO postupkom u kome se dodele potrebni atributi dokumentu (br. i datum dokumenta, izdanje, revizija, kreator, itd) a identifikaciju i klasifikaciju sw radi automatski. Na kraju ovakvog postupka dokument je odložen u odgovarajući Dosije, a unutar njega u odgovarajući Predmet. Listu Dosije kreira korisnik, prema potrebi.

Postupak obuhvata se izvodi brzo, udobno i efikasno. Digitalizovani dokumenti se arhiviraju brzinom od nekoliko dokumenata u minuti, tako da se uz realativno mali utrošak vremena stanje ISO dokumentacije može održavati ažurnim dan na dan.

Baza može biti dostupna na Intranet mreži korisnika nezavisno od veličine i razgranatosti mreže. Za uvid u dokumente se koristi Web browser. Dokumenti su dostupni u Dosijeima ili pretragom Baze dokumenata. Korisnici dokumenata imaju uvid u važeće revizije dokumenata. Evemtualna potreba pregleda istorije određenog dokumenta (isteklih revizija) se radi u birou u kome se kreiraju dokumenti.

Po potrebi, određeni dokumenti Baze dokumenta se mogu kompletirati u traženu grupu i prebaciti na medium koji korisniku odgovara. Mogu se distribuirati i E-Mail-om.

Dostupnost dokumentima se može ograničiti pravima korisnika.

Platforma za primenu RexxISO:

• Slučaj arhiviranja manje od 10.000 dokumenata godišnje: RexxISO se može instalirati na standardnoj PC radnoj stanici sa Microsoft OS (XP, Vista ili ...), sa uobičajenim HW resursima – 1GB RAM, < 100GB HDD. Ovakav PC bi bio server i klijent.
• Slučaj arhiviranja više desetina hiljada dokumenata godišnje:
  • Server: MS 2003 OS, SQL Server sa prosečnim resursima manjeg servera.
  • Klijent: PC radne stanice sa MS OS i uobičajenim HW resursima..