RexxUGOVORI obezbeđuje Korisniku rešenje za prelazak sa klasične na elektronsku arhivu Ugovora. Proces obrade, praćenja i arhiviranja je jednostavan i brz. Dokumenti u Bazi dokumenata su dostupni ovlašćenjim korisnicima na jednostavan način.
RexxUGOVORI donosi Korisniku niz dobitaka:
Uređenost: Ugovori su uređeni u jedinstven sitem, sa jedinstvenom bazom dokumenata.
Efikasnost: Obrada, dokumentovanje i praćenje Ugovora se izvodi jednostavno i brzo, uz znatno manji utrošak vremena u odnosu na klasičan način rada. Dostupnost dokumenta je praktično trenutna, što je vidan dobitak u odnosu na klasično listanje registratora.
Smanjeni troškovi: Sve komponente troškova obrade i praćenja Ugovora se vidno smanjuju. Vreme obrade je kraće, prostor za odlaganje dokumenata je bitno manji a vidno je manji i utročak vremena za lociranje dokumenta.
Smanjenje troškova je naročito vidno ako se koristi kvalifikovani digitalni potpis za potvrdu verodostojnosti originala. U tom slučaju se očuvava pravna verodostojnost originalnog dokumenta u njegovoj digitalizovanoj kopiji. To praktuično znači da se većina originalnih dokumenata može uništavati po ubrzanom postupku. Na taj način se bitno smanjuje prostor potreban za odlaganje dokumenata.
Obrada Ugovora
Papirni Ugovori se digitalizuju skeniranjem. Za to se može koristiti standardni skener. Preporučuje se da skenirani fajl bude u PDF formatu, mada korisnik može izabrati bilo koji drugi format koji odgovara za arhivske kopije dokumenta. Izbor skenera zavisi i od kapaciteta – brzine skeniranja, što se određuje prema potrebama arhiviranja. Ako je dokument već u elektronskoj formi onda nisu potrebne pripreme za arhiviranje.
RexxUGOVORI omogućuju korisniku da kreira Ugovor. To se može uraditi korišćenjem neke od MS Office aplikacija (MS Word, na primer), sa kojima je aplikacija povezana. Efikasan način za kreiranje Ugovora je korišćenje unapred pripremljenih šablona. U tom slučaju, RexxUGOVORI kreiraju ugovor automatski. U toku izrade, Ugovor je dostupan za kontrolu i odobrenje nadležnog rukovodioca.
Dokument u elektronskoj formi se obuhvata RexxUGOVORI-ma postupkom u kome se dodele potrebni atributi dokumentu (br. i datum dokumenta, itd) a identifikaciju i klasifikaciju sw radi automatski. Na kraju ovakvog postupka dokument je odložen u Bazu dokumenata, sa određenim delovodnim brojem.
Dokument se automastki sistematizuje u Dosije partnera, u Predmet koji odgovara predmetnom Ugovoru. U taj predmet će se smeštati i svi ostali dokumenti koji prate Ugovor (dopisi, yapisnici, aneksi, itd).
Postupak zavođenja se izvodi brzo, udobno i efikasno. Digitalizovani dokumenti se arhiviraju brzinom od nekoliko dokumenata u minuti, tako da se uz realativno mali utrošak vremena stanje Ugovora može održavati ažurno dan na dan.
Korišćenje dokumenata: Arhiva aplikacije RexxUGOVORI može biti dostupna na Intranet mreži korisnika nezavisno od veličine i razgranatosti mreže. Dokumenti su dostupni u Dosijeima partnera ili pretragom Baze dokumenata. Po potrebi, određeni dokumenti Arhive se mogu kompletirati u traženu grupu i prebaciti na medium koji korisniku odgovara.
Platforma za primenu RexxUGOVORI:
- Slučaj arhiviranja manje od 10.000 dokumenata godišnje: RexxUGOVORI se može instalirati na standardnoj PC radnoj stanici sa Microsoft OS (XP, Vista ili ...), sa uobičajenim HW resursima – 1GB RAM, < 100GB HDD. Ovakav PC bi bio server i klijent.
- Slučaj arhiviranja više desetina hiljada dokumenata godišnje:
- Server: MS 2003 OS, SQL Server sa prosečnim resursima manjeg servera.
- Klijent: PC radne stanice sa MS OS i uobičajenim HW resursima.
|
